Etape 1 : Mise en place des emails (emails standards et nouveaux emails)
Dans configuration --> Editer les emails : Vous accédez à la personnalisation de vos emails .
A. Les emails standards :
Trois emails sont créés par défaut sur la plate-forme : Invitation, Confirmation auto et Désistement auto.
Ces emails standards sont personnalisables.
Les emails de confirmation auto et désistement auto sont envoyés automatiquement si un participant valide ou non sa présence à l'événement. Vous pouvez le désactiver en allant dans l'onglet alertes email:
Vous pourrez à ce moment la activer ou désactiver les règles d'envoi automatique de vos emails.
B. Les nouveaux messages :
Vous pouvez créer vos propres emails en cliquant sur :
L'écran suivant apparaît :
Créez votre email en reprenant un modèle standard ou en créant librement votre email.
Afin de créer de nouveaux emails à partir d'emails déjà créés au préalable (par exemple un email de relance reprenant l'email d'invitation), cliquez sur "enregistrer sous" sur l'email à duppliquer :
Votre email sera dupliqué et vous le trouverez dans le menu déroulant.
Attention : N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour que vos modifications soient prises en compte.
Etape 2 : Choix des langues
Tout d'abord, il faut définir les langues de vos emails en cliquant sur "langues" puis en définissant les langues de vos choix:
Une fois vos langues activées, un menu déroulant avec les langues apparaît en haut à gauche dans votre éditeur :
Vous pouvez choisir la langue d'édition de votre email, via ce menu déroulant ou dans l'édition de la cellule directement:
Attention : lors de l'édition de votre message, il est indispensable de mettre à jour l’expéditeur et le sujet du message dans les langues choisies en cliquant sur l'élément à modifier, cette fenêtre s'ouvre:
Vous arriverez sur la page suivante:
Par la suite, la langue du participant se fait en fonction des 3 paramètres :
- Vous pouvez régler la langue d'un participant par import (une colonne langue) ou sur la fiche participant:
- Lorsque vous ajoutez un nouveau participant, il n'a par défaut pas de langue. Vous devrez alors créer un email par langue, et cet email s'enverra en fonction de la langue du navigateur email du participant.
Cependant, si la plateforme ne reconnaît pas de langue lors de l'envoi, vous avez la possibilité de choisir en amont de l'envoyer en une ou plusieurs langues :
Si vous cliquez sur "Français uniquement", vous verrez la page suivante s'ouvrir :
Cette fenêtre vous permettra de choisir l'ordre des langues dans lequel vos participants recevront vos emails.
- Si une personne a déjà participé à un événement antérieur, sur cette plateforme, une langue lui a déjà été assimilée. L'email lui sera alors envoyé dans cette langue.
Etape 3 : Paramètres d'expédition
C'est sur cette fenêtre que vous pourrez régler les paramètres d’expédition de vos emails :
1. Modifiez l’expéditeur de vos messages (le nom de l’expéditeur et non l'adresse email expéditrice)
2. Insérez soit une adresse email en copie de tous vos emails soit l'email assistante ou le contact commercial :
3. Modifiez le sujet de vos emails
4. Insérez un fichier en pièce jointe de tout type de format : Attention, la taille maximale est de 5Mo
Etape 4 : Edition du contenu de l'email
- Pour éditer une zone, passez la souris dessus et cliquez sur le petit crayon :
- Vous pouvez la supprimer et la déplacer avec les 2 autre boutons à coté du crayon (voir ci-dessus)
- Pour ajouter un bloc, placez votre curseur entre 2 zones et cliquez sur la petite croix verte:
En cliquant sur 
cette fenêtre s'ouvre :
- Texte libre : Insérez un bloc de texte
- Lien vers le site de l'événement : Insérez un lien qui redirige vers un onglet du site de votre événement (ne pas oublier de sélectionner la page souhaitée)
- Résumé du formulaire d'inscription : Insérez toutes les données du formulaire d'inscription
- Donnée du formulaire : Insérez une ou plusieurs données du formulaire d'inscription
- Inscriptions aux activités : Insérez les données concernant le modèle pré-défini Activités
- Plan de transport affecté : Insérez les données concernant le modèle pré-défini Transports
- Hébergement affecté : Insérez les données concernant le modèle pré-défini Hébergement
Remarques : En cliquant sur Conditions d’affichage, vous pouvez faire des affichages différenciés comme dans le formulaire d'inscription (voir la fiche Formulaire d'inscription).