Dans l'onglet "Participants", vous trouverez sept boutons d'action vous permettant la gestion de votre base de données :
1. Bouton "Ajouter" :
En cliquant sur le bouton d'action "ajouter", vous avez la possibilité d'ajouter un participant manuellement dans votre base de données.
En cliquant sur "valider", cette fenêtre s'ouvre :
Elle permet d'accéder au formulaire d'inscription du nouveau participant.
Les champs à remplir obligatoirement pour l'ajout d'un participant sont le Nom le prénom et l'e-mail.
2. Bouton "Email" :
En cliquant sur le bouton d'accueil "e-mail", vous avez la possibilité de faire un envoi d'un e-mail :
A. En masse :
Si vous souhaitez envoyer vos e-mails à toute la base, pensez à afficher toutes les lignes :
Ensuite cochez la case qui cochera les cases de tous vos participants:
B. Individuel :
Si vous souhaitez envoyer vos e-mails à seulement certaines personnes de la base, sélectionnez vos participants en cochant la case au niveau de la ligne du participant :
Ensuite, après avoir sélectionné tout ou une partie de vos participants, veuillez cliquer sur le bouton d'action e-mail :
La cellule d'envoi d'e-mail s'ouvrira :
1 : Sélectionnez l'e-mail à envoyer
2 : Vérifier la langue d'envoi
3 : Prévisualisez l'e-mail (vous le verrez comme le/les participants le recevra ou les recevront).
Une fois fois que vous avez tout vérifié, cliquez sur "Envoyer".
3. Bouton "Modifier" :
En cliquant sur le bouton d'action "Modifier", vous aurez la possibilité de faire des modifications en masse ou individuels : De la même manière que expliqué dans la partie e-mail, cochez la case qui cochera tous les participants ou cochez seulement les cases des participants concernés.
Ces modifications seront de différents types :
- Modifier le statut de participation OU supprimer un participant (passer son statut du statut actuel à "supprimé").
- Modifier la catégorie de vos participants.
4. Bouton "Rechercher" :
En cliquant sur le bouton d'action "Rechercher", vous avez la possibilité de rechercher des participants selon 2 critères:
Pour annuler la recherche, cliquez sur F5 ou sur l'onglet Participant pour retrouver la liste complète des participants.
5. Bouton "Exporter" :
En cliquant sur le bouton "exporter", vous avez la possibilité de générer un fichier Excel reprenant toutes les informations des participants.
Pour modifier les colonnes à exporter, cliquez sur
Les deux tableaux renvoient à la même cellule :
Sélectionnez la case "Liste des colonnes exportées dans l'écran inscription" afin de choisir les colonnes qui seront visibles dans votre fichier d'export.
Sélectionnez les colonnes à afficher dans les "colonnes disponibles" puis cliquez sur "ajouter" pour pour les passer dans colonnes sélectionnées.
Vous pourrez modifier l'ordre d'affichage des colonnes avec les 2 petites flèches :
6. Bouton "Importer" :
En cliquant sur le bouton d'action "Importer", vous avez la possibilité d'importer en masse vos participants :
Pour cela, il suffit d'avoir un document Excel avec, au minimum, les colonnes suivantes: Nom, Prénom et Email.
Pour l'ajout d'autres renseignements comme Société par exemple, il faut impérativement que les champs correspondants soient présents dans votre formulaire d'inscription.
Ensuite, il faut copier/coller votre document Excel (avec l'intitulé des colonnes) dans l'espace réservé.
Remarques : Pour plus d'informations, consultez la fiche "Ajout d'un participant".
7. Bouton "Album" :
En incluant la brique "Téléchargement de la photo" dans votre formulaire d'inscription, il vous sera possible d'exporter leurs photos en cliquant sur le bouton "album" dans l'onglet "Participants".
Vous avez donc la possibilité d'exporter les photos. Un dossier compressé .zip sera alors téléchargé. Il suffit pour cela d'appuyer sur "Export".
Vous pouvez également imprimer les photos en cliquant sur le bouton"imprimer" en haut à droite de la fenêtre.