La gestion des activités vous permet de gérer l'inscription à des activités dans l'événement avec notamment la problématique de quota.
La gestion des activités via la plate-forme Evenium Facility va vous permettre de gérer les sous événements.
Sa mise en place se fait en plusieurs étapes :
Étape 1 : Mise en place sur le formulaire des questions relatives à ces activités
Étape 2 : Gestion des activités en Back-office
Étape 3 : Envoi des informations concernant l'inscription aux sous-événements de vos participants
I. Mise en place dans le formulaire
Dans Configuration – Formulaire d'inscription, ajoutez la question 'Activités' à partir des modèles pré-définis.
Lors de l'ajout de la question, cette fenêtre s'ouvre : elle permet de paramétrer votre question 'Activités'
Choix du type de question
I- Paramétrage de la question
1) Si votre question est de type Oui/Non :
(Ce choix de type de question est conseillé pour la participation à un dîner, un cocktail,un repas, etc.)
Paramétrez le nom de l'activité, ses dates ainsi que son quota si vous souhaitez en instaurer un.
Une fois le quota atteint, les invités ne pourront plus s'inscrire à cette activité.
Le mode 'Avancé' vous permet d'interdire la modification de la réponse de votre invité selon son statut :
2) Si votre question est une liste d'activité :
(Ce choix de type de question est conseillé pour la participation à plusieurs ateliers, activités, etc.)
Définissez le titre de la question (son message d'en-tête), puis créer une nouvelle activité ou sélectionner en une à partir d'une liste existante :
Vous pouvez créer une nouvelle activité:
Ou vous pouvez sélectionner parmi les activités déjà existantes:
Remarques : Il n'est pas possible d'avoir 2 fois la même activité sur le formulaire
Vos activités sont à présent créées, vous devez paramétrer la question :
Vous pourrez modifier:
- Le message d'en-tête correspond au nom de l'intitulé de la question.
- La liste des activités
- La mise en place du quota bloquant (mis par défaut)
- La possibilité d'afficher le nombre de places restantes
- Le nombre de choix d'activités possible
II. La Gestion des activités en Back-Office
Votre formulaire est prêt, vos participants commencent à s'inscrire.
Pour avoir un récapitulatif des inscriptions à chaque sous-événement, il y a plusieurs moyens :
1) Dans l'onglet Participants :
→ Affichez dans les colonnes de Reporting, le nom de votre sous-événement via l'icône tout à droite des titres des colonnes et la colonne de l'activité affiche le statut de votre participant à l'activité.
Filtrez dans l'onglet Participants :
La liste des participants ayant une inscription apparaîtra.
Remarques : Toutes les données concernant la participation sont exportables.
2) Dans l'onglet Logistique - Sous-événements :
Vous retrouverez également les inscriptions de vos participants aux sous-événements dans l'onglet Logistique – Sous-événements.
En cliquant sur l’œil rouge, vous retrouverez la liste des participants s'étant inscrits à l'activité.
Dans cet onglet, vous pouvez:
- Ajouter de nouvelles activités sans passer par le formulaire
- Filtrer et trier les lignes en fonction des colonnes en cliquant sur :
III. Les informations des activités dans les e-mails
Vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d'envoyer les informations concernant les activités dans vos e-mails récapitulatifs pré-événement.
Dans Configuration – Éditer les e-mails : vous avez la possibilité d'ajouter les informations relatives aux activités pour chacun de vos participants.
Lors de l'ajout d'une nouvelle cellule, via la petite croix verte, vous avez la possibilité d'ajouter « Inscriptions aux activités »
A partir de cette interface, vous pouvez personnaliser le mode d’affichage des activités dans votre e-mail :
En mode affichage « Personnalisé » vous pouvez choisir ce qui sera affiché sur votre e-mail, ainsi que sa position :
