La gestion de l'hébergement via la plateforme Evenium Facility va vous permettre de gérer les réservations d'hôtels de votre événement.
Sa mise en place se fait en plusieurs étapes:
- Etape 1: Mise en place sur le formulaire des questions relatives à l'hébergement.
- Etape 2: Création des hôtels, et allocation des quotas en fonction des nuits.
- Etape 3: Affectation des hôtels pour la mise en place de la Rooming List.
- Etape 4: Affectation des chambres (Facultatif)
- Etape 5: Envoi des informations concernant le lieu d'hébergement aux participants.
1. Mise en place dans le formulaire
Dans votre formulaire, ajoutez la question "Hébergement" dans les modèles pré-définis.
Lors de l'ajout de la question, cette fenêtre s'ouvre, elle permet de paramétrer votre question "hébergement" :
Votre question s'affichera alors de cette manière sur votre formulaire:
A) Si l'invité n'a pas la possibilité de choisir ses nuits:
B) Si l'invité a la possibilité de choisir ses nuits:
ou possibilité de cellule type Check-in / Check-out:
Vous avez en parallèle la possibilité d'ajouter une question relative au choix du type chambre souhaitée par l'invité, la possibilité d'avoir une chambre fumeur, ainsi qu'un bloc leur permettant de noter leurs demandes particulières:
2. La création des hôtels:
Lorsque votre formulaire est prêt, il est indispensable de créer un ou plusieurs hôtels où seront hébergés vos participants.
Vous pouvez donc créer vos hôtels dans l'onglet logistique - hôtels:
A) Création de l'hôtel
Cliquez sur Nouvel hébergement et cette fenêtre s'ouvrira:
Saisissez ensuite les informations de votre hôtel.
Remarque: Si vous avez plusieurs hôtels disponibles, nous vous conseillons de leur attribuer des couleurs de fond et des polices différentes afin d'avoir un un meilleur aperçu lorsque vous construirez votre Romming-List.
Important: Il est indispensable de créer autant d'hôtel que vous avez de catégorie de chambre
--> Exemple: si le logement concerné est un hôtel Ibis et que vous avez réservé des chambres simples et des chambres doubles, il faudra créer deux logements IBIS SIMPLE et IBIS DOUBLE.
B) Allocation des quotas
Une fois votre hôtel créé, il faut lui affecter des quotas.
2 cas sont possibles :
1. Vous avez le même quota pour toutes les nuits dans un même hôtel :
Cliquez sur le petit calendrier à coté du nom de l'hôtel:
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Saisissez les quotas disponibles
2. Vous avez un quota différent selon les nuits dans un même hôtel :
Cliquez sur les petits "tirets du 6: - " sous le libellé des nuits:
----->
Cette étape est indispensable - si il n'y a pas d'hôtel créé, ni de quota alloué aux nuits, vos invités passeront en liste d'attente sur toutes les nuits qu'ils ont choisies.
3. Gestion de la Rooming List:
Les invitations ont été envoyées : vous commencez à recevoir les premiers souhaits et informations de vos participants, ainsi que leurs souhaits d'hébergement.
Dans l'onglet Logistique - Rooming list, vous allez retrouver tous vos participants ayant le statut "confirmé" et allez pouvoir mettre à jour votre Rooming List.
Vous avez 2 cas possibles :
1. Si vous n'avez qu'un seul hôtel
Les participants seront automatiquement confirmés à l'hôtel.
Vous n'aurez pas à intervenir dans l'affectation des hôtels des participants:
2. Si vous avez plusieurs hôtels:
Les participants seront automatiquement mis en liste d'attente. Ce sera à vous d'affecter manuellement les hôtels à vos invités.
Dans la ligne "test Timeo", la case en dessous du 19/08 est grisé. Cela signifie que le participant désire un hébergement mais que vous ne lui avez pas laissé la possibilité de choisir son hôtel. C'est donc vous qui lui assignera son hôtel.
Il y a 2 manières de procéder pour l'affectation d'hôtels :
1. Manuellement: Dans le menu déroulant de la colonne Hébergement, vous sélectionnez l'hôtel de votre choix, puis vous validez.
2. En masse: Grâce à la pastille Logement dans votre onglet "Rooming List"
Sélectionnez vos invités ayant les mêmes nuitées et étant au même hôtel puis cliquez sur "Logement".
- Dans la partie "sélectionnez un hébergement", choisissez l'hôtel parmi ceux initialement créés.
- Choisissez ensuite les nuits disponibles.
- Validez vos choix.
Sur l'écran Rooming List, vous retrouvez les certaines fonctionnalités semblables à l'écran Participants:
- La possibilité d'exporter votre base de données avec les nuits et les hôtels sélectionnés
- La possibilité d'envoyer des e-mails:
- La possibilité de rechercher des invités dans la base de données.
Vous retrouverez également les fonctions filtre et tri sur cet écran de Rooming List.
Vous avez notamment la possibilité de faire des filtres sur le type de logement affecté, via le menu déroulant:
5. Les informations d'hébergement dans les e-mails:
Vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d'envoyer les informations concernant l'hébergement dans vos e-mails récapitulatifs pré-événement.
Dans Configuration - Editer les e-mails : vous avez la possibilité d'ajouter les informations relatives à l'hébergement pour chacun de vos participants.
Lors de l'ajout d'une nouvelle cellule sur votre email via le petit "+" vert, vous avez la possibilité d'ajouter la partie "hébergement".
Pour plus d'informations concernant les e-mails, merci de vous référer à l'article "e-mails".